Le ministère de l’Éducation de la Nouvelle-Galles du Sud (NSW département d’éducation) est un département du gouvernement de la Nouvelle-Galles du Sud. Il est responsable de la prestation et de la coordination de la petite enfance, de l’école primaire, de l’école secondaire, de l’enseignement professionnel, des adultes, des migrants et de l’enseignement supérieur dans l’État de la Nouvelle-Galles du Sud, en Australie.
Fond
En Australie, si un étudiant est à l’université, au TAFE ou suit une autre formation reconnue au niveau national telle que la Formation Professionnelle (FP), il reçoit un identifiant unique d’étudiant (IUE). Un IUE est un numéro d’éducation individuel à vie, qui permet aux étudiants d’accéder à un dossier numérique complet de leurs inscriptions et de leurs réalisations à partir d’une source unique. Créé en janvier 2015, il est maintenu par le gouvernement fédéral australien.
Élèves d’une école de Nouvelle-Galles du Sud entreprenant l’FP
Les élèves ont la possibilité de suivre une formation professionnelle pendant leurs études ; Actuellement, il y a environ 45 000 élèves de l’FP dans les écoles de la Nouvelle-Galles du Sud, ce qui représente environ un tiers de l’ensemble des élèves de la 6e étape dans les écoles publiques.
L’FP offre aux étudiants une voie alternative vers l’enseignement supérieur, qui transmet des compétences et des connaissances pour travailler dans une profession donnée. Pour les étudiants qui choisissent cette option, il a été démontré qu’ils sont plus susceptibles de :
- Réussir à étudier des qualifications d’FP de niveau supérieur, et ;
- Obtenir des apprentissages ou d’autres emplois lorsqu’ils quittent l’école.
RTO Exigences réglementaires
Étant donné que les cours d’EFP sont dispensés par un large éventail d’organisations, les écoles doivent être enregistrées en tant qu’organisations de formation enregistrées (RTO) auprès de l’Autorité australienne de qualité des compétences (ASQA) et se conformer à la législation du Commonwealth. Il existe un certain nombre d’obligations de conformité qui incluent :
- Récupérez un IUE de chaque élève
- Verify a IUE supplied by a student
- S’assurer qu’un étudiant a un IUE valide avant de délivrer une qualification ou une déclaration de réussite
Si les ISU ne sont pas vérifiées, les étudiants ne peuvent pas accéder à leur documentation professionnelle d’achèvement de l’FP (preuve de leur formation). La documentation ne peut pas être émise, téléchargée et imprimée.
En Australie, si un étudiant est à l’université, au TAFE ou suit une autre formation reconnue au niveau national telle que la Formation Professionnelle (FP), il reçoit un identifiant unique d’étudiant (IUE). Un IUE est un numéro d’éducation individuel à vie, qui permet aux étudiants d’accéder à un dossier numérique complet de leurs inscriptions et de leurs réalisations à partir d’une source unique. Créé en janvier 2015, il est maintenu par le gouvernement fédéral australien.
Élèves d’une école de Nouvelle-Galles du Sud entreprenant l’FP
Les élèves ont la possibilité de suivre une formation professionnelle pendant leurs études ; Actuellement, il y a environ 45 000 élèves de l’FP dans les écoles de la Nouvelle-Galles du Sud, ce qui représente environ un tiers de l’ensemble des élèves de la 6e étape dans les écoles publiques.
L’FP offre aux étudiants une voie alternative vers l’enseignement supérieur, qui transmet des compétences et des connaissances pour travailler dans une profession donnée. Pour les étudiants qui choisissent cette option, il a été démontré qu’ils sont plus susceptibles de :
- Réussir à étudier des qualifications d’FP de niveau supérieur, et ;
- Obtenir des apprentissages ou d’autres emplois lorsqu’ils quittent l’école.
RTO Exigences réglementaires
Étant donné que les cours d’EFP sont dispensés par un large éventail d’organisations, les écoles doivent être enregistrées en tant qu’organisations de formation enregistrées (RTO) auprès de l’Autorité australienne de qualité des compétences (ASQA) et se conformer à la législation du Commonwealth. Il existe un certain nombre d’obligations de conformité qui incluent :
- Récupérez un IUE de chaque élève
- Vérifier une IUE fournie par un étudiant
- Assurez-vous qu’un étudiant a un IUE valide avant de délivrer une qualification ou une déclaration de réussite
Si les ISU ne sont pas vérifiées, les étudiants ne peuvent pas accéder à leur documentation professionnelle d’achèvement de l’EFP (preuve de leur formation). La documentation ne peut pas être émise, téléchargée et imprimée.
Le défi
Le ministère de l’Éducation de la Nouvelle-Galles du Sud souhaitait créer un outil pour améliorer le processus permettant aux écoles de vérifier les IUE de leurs élèves de l’FP. Les étudiants fournissent leur IUE aux écoles/enseignants.
Vérification manuelle de IUE
Le processus existant impliquait que les enseignants se connectent au site Web officiel de l’IUE et vérifient manuellement le numéro IUE de chaque élève individuellement. Le processus était laborieux et vulnérable aux erreurs typographiques. Ils voulaient rendre le processus plus systématique, gérer un grand nombre d’étudiants, avec moins de points de contact et d’erreurs.
Ils voulaient également que l’outil permette aux responsables RTO de créer des IUE pour les étudiants qui n’ont pas de pièce d’identité valide (comme les réfugiés et les étudiants défavorisés). Avoir un identifiant valide est une condition préalable à la génération d’IUE.
La solution
L’équipe Catalyst a travaillé avec le ministère de l’Éducation de NSW pour créer une solution logicielle personnalisée, écrite dans un framework PHP open source moderne, Laravel. Le nouvel outil est hébergé dans le cloud sur l’infrastructure actuelle de Catalyst dans Amazon Web Services (AWS).
Accès au système de registre IUE
Conformément aux exigences d’accès strictes régies par l’article 14 de la Student Identifiers Act 2014, l’équipe a mis en œuvre une intégration de service Web de système à système avec le site IUE du gouvernement australien.
Les serveurs Catalyst ont été autorisés par le ministère de l’Éducation de NSW, puis la vérification de l’ABN du ministère est passée par l’Australian Tax Office (ATO). Cela a permis au système de gestion de la qualité (SMQ) du département d’accéder aux API IUE.
Création d’IUE à l’aide du nouvel outil
L’outil IUE a été développé pour permettre aux responsables RTO de créer des IUE étudiants facilement et en toute sécurité, avec une piste d’audit complète de la tâche et des utilisateurs impliqués.
Processus de vérification IUE à l’aide du nouvel outil
Les étapes impliquées dans la vérification des IUE des étudiants de l’FP à l’aide du nouvel outil comprenaient :
- Écoles téléchargeant un fichier csv avec une liste d’élèves de la NSW Education Standards Authority (NESA) (la source de vérité) ;
- Ajustez le fichier csv pour inclure uniquement les étudiants concernés ;
- Entrez l’IUEde chaque étudiant dans le fichier csv ;
- Téléchargez le fichier csv mis à jour dans le nouvel outil IUE via le NSW Department of Education QMS (site Web) pour vérifier les IUE des étudiants, et ;
- Examinez et téléchargez les résultats vérifiés avec succès (à l’exception de ceux qui ont échoué).
NB : Une piste d’audit complète de toutes les activités est conservée dans le système de gestion de la qualité du ministère de l’Éducation de la Nouvelle-Galles du Sud. Une fois le processus terminé, les écoles téléchargent ensuite les fichiers csv contenant les IUE vérifiés vers NESA.
Résultat
L’équipe de Catalyst a livré le projet dans les délais, le budget et les spécifications requis.
Développement de logiciels personnalisés qui offre
Le nouvel outil est rapide et facile à utiliser. Il rationalise le processus de vérification IUE, pour mieux soutenir nos étudiants – un excellent résultat.
L’outil de vérification prend en charge une expérience utilisateur (UX) positive et aide à rationaliser le processus pour les étudiants sans preuve d’identité. L’outil atteint avec succès les objectifs commerciaux des écoles et du ministère de l’Éducation de la Nouvelle-Galles du Sud :
- Un gain de temps
- Vérification IUE complète pour tous les étudiants de l’FP
- Piste d’audit du processus de vérification IUE
La nouvelle solution fournit un processus cohérent et systématique, sans erreurs typographiques.
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