MoodleMoot Canada 2025 Terms and Conditions

These are the Terms and Conditions that form part of the registration to the MoodleMoot Canada 2025 Event between Catalyst IT Canada – the organiser of the event, and any other parties involved in organising the event, and the party whose name appears as the Delegate upon registration.

Registration

Submission of a duly completed online registration will be regarded as a binding offer by the Delegate (subject to availability) and the Delegate affirms acceptance of these terms and conditions to Catalyst IT Canada and any other parties involved in organising this event. A binding contract will only be formed when full payment for your registration has been received and you have received a booking confirmation email from Catalyst IT Canada (via eventbrite). If Catalyst IT Canada is unable to process your booking request, for example if the Event has been overbooked, Catalyst IT Canada will inform you of this by email will not charge you for the Event.

Registration payment covers:

  • attendance at the MoodleMoot Canada 2025, days 1 and 2, including all presentations and workshops
  • tea, coffee, morning tea, lunch, afternoon tea each day
  • any other activities such as networking drinks that may take place at the event (if applicable / if being held)

The conference registration fee does not include accommodation, ground transport, airfares or any other travel costs, meals outside the conference nor other incidental costs.

Payment Terms

Registrations via eventbrite accept credit card as a payment option. For larger groups, and if you require an invoice, please contact [email protected]

All Delegates acknowledge and accept that they are responsible for any additional charges incurred from bank transfers or credit card payments.

Payments must be received by Catalyst IT Canada prior to the event commencement date.

Any invoices issued are to be paid within 14 days.

Early bird

Early bird offer for this event ends at 11pm on Friday 28th February 2025.

Cancellation policy

All cancellation requests must be emailed to [email protected]

Subject to force majeure events, if a cancellation notice is received more than 30 days before the event, a refund will be provided less an administration fee of $CA30. The refund will be processed in the same payment method that was used to complete the payment. If the refund needs to be processed by bank transfer, the Delegate will be responsible for any bank fees or conversion fees associated with this transaction. If a cancellation notice is received 30 days or less before the conference, no refund will be given.

Non-attendance

No refunds will be made due to non-attendance.

Transfer of Registration

Transfer of your registration to another person is acceptable up to two weeks before the Event, subject to Catalyst IT Canada’s final determination. In order to do so, please email [email protected] and provide us with the full name, email address and organisation of the person that will replace you, and we will endeavour to organise the transfer of registration.

MoodleMoot Canada 2025 Program

Catalyst IT Canada reserves the right to make alterations to the program, date and/or venue at any time without prior notice. Catalyst IT Canada will, of course, provide as much notice as possible.

Special Dietary / Physical / Other Requirements

Special dietary, physical and other requirements will not be catered for unless we have received your written request and confirmed such prior to event commencement. Please note your requirements on your registration form.

Privacy Statement

You acknowledge and consent, by registering for the conference (or registering on behalf of others) that Catalyst IT Canada, and other parties involved in organising the Event, will collect and store certain personal information for the purposes of enabling us to:

  • register your attendance at the conference;
  • assist with administrative and planning purposes;
  • plan and develop conferences and other events in the future;
  • facilitate your requirements in relation to the conference;
  • allow the compilation and analysis of statistics relevant to the conference;
  • invite you to future events; and
  • permit Catalyst IT Canada to contact you regarding their products and services in accordance with our Privacy Policy.

The information that you provide in the registration form and information provided at any other time during the conference, including without limitation any feedback obtained during the conference, will be used by Catalyst IT Canada to offer, provide and continue to improve its events and services. Catalyst IT Canada may disclose some of the information that is collected in the registration form such as your name, your organisation and its location and your email address to third parties providers to process the payment of fees and taxes obligations.

Catalyst IT Canada will not otherwise, without your consent, use or disclose your personal information for any purpose unless it would reasonably be expected that such purpose is related to the offer, provision and improvement of their events or where such purpose is permitted or required by law.

All personal data collected is internally processed only by designated Catalyst IT Canada staff members and stored on servers which abide by Catalyst IT Canada’s security rules and standards. If you wish to verify which personal data is stored by Catalyst IT Canada, or access, correct or delete your personal data stored, please get in touch with us at [email protected]

Photography & Filming

For promotional purposes, there may be photography and video production taking place during the conference. Delegates who do not wish to be filmed or recorded should advise the conference organisers prior to the conference.

Speakers

Views expressed by the speakers are their own. Catalyst IT Canada cannot accept liability for advice given, or views expressed, by any speaker at the conference or any material provided to Delegates.

Additional Speaker Terms and Conditions

Catalyst IT Canada may use speakers’ names and presentation materials when promoting the Event. Presentations and associated materials will not be returned unless specifically requested by speakers. Catalyst IT, and other parties involved in organising the event, may record or video all speakers’ sessions. Such recordings may be reproduced, shared or sold to Delegates or those who were unable to attend. Speakers who do not wish to be filmed or recorded must advise Catalyst IT Canada in writing 14 days prior to the Event date, but may result in Catalyst IT Canada declining to utilise such speakers.

Waiver of Liability

Delegates are required to comply with the rules and regulations governing the applicable venue and/or accommodation. Any property Delegates bring to the venue and/or accommodation is at their own risk. Catalyst IT Canada, or any other party involved in organising the event, accept no liability for any loss, injury or damage whatsoever, from any action or cause whatsoever undertaken, organised or sponsored by the organisers or its affiliates, including Catalyst IT Canada.

Except to the extent caused by a negligent act of Catalyst IT Canada, each Delegate is liable for and shall indemnify and keep indemnified Catalyst IT Canada, or any other party involved in organising the event and its affiliates against any and all claims, liabilities, costs or damages caused or contributed to by the indemnifying Delegate relating to the conference. 

Insurance

Only public liability insurance is included in registration fees and it is advised that Delegates take out appropriate insurances, including health and travel insurance prior to any travelling.

Notwithstanding any other representations made if, due to any circumstance beyond the parties’ control, including government imposed restrictions, the Event cannot proceed as planned in a physical format, then you agree that Catalyst IT Canada may change the running of the Event to a virtual format or postpone the physical Event to new dates.

If this should occur then Catalyst IT Canada will provide a revision of the benefits to be provided and consequent adjustment of registration fees, including potential for full refund in certain circumstances.

Event Cancellation

Catalyst IT Canada reserves the right to cancel the MoodleMoot Canada 2025 event or parts thereof at any time at its sole discretion. In the event of such a cancellation, Catalyst IT Canada will refund registration fees paid, minus any booking fees, direct to the Delegate upon proof of purchase, and this refund shall be the full extent of Catalyst IT Canada’s liability to the Delegate arising out of such cancellation.

In the event of cancellation, Catalyst IT Canada will use reasonable endeavours to alert those who have booked to attend the conference and/or who purchased conference tickets. The details of any cancellation will be posted on Catalyst IT Canada website. Delegates are responsible for checking this information prior to the conference.

Should you require clarification on any aspect of the event or these terms and conditions please contact us [email protected]


Conditions générales de MoodleMoot Canada 2025


Les présentes conditions générales font partie intégrante de l’inscription à l’événement MoodleMoot Canada 2025 entre Catalyst IT Canada, l’organisateur de l’événement, ainsi que toute autre partie impliquée dans l’organisation de l’événement, et la personne inscrite en tant que Délégué lors de l’inscription.


Inscription

La soumission d’un formulaire d’inscription en ligne dûment rempli sera considérée comme une offre ferme de la part du Délégué (sous réserve de disponibilité), et le Délégué confirme qu’il accepte les présentes conditions générales envers Catalyst IT Canada et toute autre partie impliquée dans l’organisation de cet événement. Un contrat formel sera établi uniquement lorsque le paiement intégral de l’inscription aura été reçu et que Catalyst IT Canada vous aura envoyé un courriel de confirmation de réservation (via Eventbrite). Si Catalyst IT Canada ne peut pas traiter votre demande de réservation, par exemple si l’événement est complet, Catalyst IT Canada vous en avisera par courriel et ne facturera aucun frais.

L’inscription comprend :

  • La participation à MoodleMoot Canada 2025, les jours 1 et 2, incluant toutes les présentations et ateliers ;
  • Thé, café, collations matinales, déjeuners et collations de l’après-midi chaque jour ;
  • Toute autre activité, comme des cocktails de réseautage, pouvant avoir lieu pendant l’événement (si applicable).

Les frais d’inscription à la conférence n’incluent pas :

L’hébergement, le transport terrestre, les billets d’avion ou tout autre coût lié aux déplacements, les repas en dehors de la conférence ni d’autres frais supplémentaires.


Modalités de paiement

Les inscriptions effectuées via Eventbrite acceptent les paiements par carte de crédit. Pour les groupes plus larges ou si vous avez besoin d’une facture, veuillez contacter [email protected]

Tous les Délégués reconnaissent et acceptent qu’ils sont responsables de tout frais supplémentaire lié aux virements bancaires ou aux paiements par carte de crédit.

Les paiements doivent être reçus par Catalyst IT Canada avant la date de début de l’événement.

Toute facture émise doit être payée dans un délai de 14 jours.


Offre « Prévente »

L’offre prévente pour cet événement prend fin à 23 h, le vendredi 28 février 2025.


Politique d’annulation

Toutes les demandes d’annulation doivent être envoyées par courriel à [email protected].

Sous réserve des événements de force majeure, si une demande d’annulation est reçue plus de 30 jours avant l’événement, un remboursement sera accordé, moins des frais administratifs de 30 $CA. Le remboursement sera effectué selon le même mode de paiement que celui utilisé lors de l’inscription. Si un remboursement doit être traité par virement bancaire, le Délégué sera responsable des frais bancaires ou des frais de conversion associés à cette transaction. Si une demande d’annulation est reçue 30 jours ou moins avant la conférence, aucun remboursement ne sera accordé.


Non-présentation

Aucun remboursement ne sera accordé en cas de non-présentation.


Transfert d’inscription

Le transfert de votre inscription à une autre personne est possible jusqu’à deux semaines avant l’événement, sous réserve de la décision finale de Catalyst IT Canada. Pour effectuer ce transfert, veuillez envoyer un courriel à [email protected], en fournissant le nom complet, l’adresse courriel et l’organisation de la personne remplaçante. Catalyst IT Canada s’efforcera d’organiser le transfert de l’inscription.


Programme de MoodleMoot Canada 2025

Catalyst IT Canada se réserve le droit de modifier le programme, la date et/ou le lieu de l’événement à tout moment, sans préavis. Catalyst IT Canada fera tout son possible pour fournir un préavis dans la mesure du possible.


Exigences alimentaires / physiques / autres

Les exigences alimentaires, physiques ou autres ne seront prises en compte que si nous recevons une demande écrite et confirmons celle-ci avant le début de l’événement. Veuillez indiquer vos besoins dans votre formulaire d’inscription.


Déclaration de confidentialité

En vous inscrivant à la conférence (ou en inscrivant d’autres personnes), vous reconnaissez et consentez à ce que Catalyst IT Canada, ainsi que toute autre partie impliquée dans l’organisation de l’événement, collectent et stockent certaines informations personnelles afin de :

  • Enregistrer votre participation à la conférence ;
  • Assister aux tâches administratives et de planification ;
  • Planifier et développer des conférences et autres événements à l’avenir ;
  • Répondre à vos besoins en lien avec la conférence ;
  • Permettre la compilation et l’analyse de statistiques pertinentes pour la conférence ;
  • Vous inviter à des événements futurs ;
  • Permettre à Catalyst IT Canada de vous contacter concernant leurs produits et services, conformément à leur politique de confidentialité.

Les informations que vous fournissez dans le formulaire d’inscription, ainsi que celles obtenues durant la conférence, y compris vos commentaires, seront utilisées par Catalyst IT Canada pour améliorer ses événements et services. Catalyst IT Canada peut partager certaines informations collectées (comme votre nom, votre organisation et son emplacement, ainsi que votre adresse courriel) avec des fournisseurs tiers pour traiter le paiement des frais et des obligations liées aux taxes.

Catalyst IT Canada ne divulguera pas vos informations personnelles à d’autres fins sans votre consentement, sauf si cela est nécessaire pour améliorer ses événements ou si la loi l’exige.

Toutes les données personnelles collectées sont traitées uniquement en interne par des membres désignés de l’équipe de Catalyst IT Canada et conservées sur des serveurs conformes aux règles de sécurité de l’entreprise. Si vous souhaitez vérifier quelles données personnelles sont conservées par Catalyst IT Canada, ou accéder, corriger ou supprimer ces données, contactez-nous à [email protected].


Photographie et enregistrement

À des fins promotionnelles, des photographies et vidéos pourront être prises pendant la conférence. Les Délégués qui ne souhaitent pas être filmés ou enregistrés doivent en informer les organisateurs avant la conférence.


Conférenciers

Les opinions exprimées par les conférenciers sont les leurs. Catalyst IT Canada décline toute responsabilité quant aux conseils donnés ou opinions exprimées par les conférenciers lors de la conférence, ou quant aux documents fournis aux Délégués.


Conditions supplémentaires pour les conférenciers

Catalyst IT Canada peut utiliser les noms des conférenciers ainsi que les contenus de leurs présentations à des fins de promotion de l’événement. Les présentations et les documents associés ne seront retournés qu’en cas de demande explicite de la part des conférenciers. Catalyst IT Canada, ainsi que d’autres parties impliquées dans l’organisation de l’événement, peuvent enregistrer ou filmer toutes les sessions des conférenciers. Ces enregistrements peuvent être reproduits, partagés ou vendus aux Délégués ou à d’autres personnes n’ayant pas pu assister à l’événement. Les conférenciers qui ne souhaitent pas être filmés ou enregistrés doivent en informer Catalyst IT Canada par écrit au moins 14 jours avant la date de l’événement. Cette décision pourrait entraîner l’annulation de leur participation en tant que conférenciers.


Renonciation de responsabilité

Les Délégués sont tenus de respecter les règlements et politiques en vigueur sur le site de l’événement et/ou dans les installations d’hébergement. Tous les biens apportés par les Délégués sur les lieux de l’événement et/ou à l’hébergement restent sous leur entière responsabilité. Catalyst IT Canada, ainsi que toute autre partie impliquée dans l’organisation de l’événement, déclinent toute responsabilité en cas de perte, blessure ou dommage résultant de toute action, activité ou cause entreprise, organisée ou parrainée par les organisateurs ou leurs affiliés, y compris Catalyst IT Canada. Sauf en cas de négligence avérée de la part de Catalyst IT Canada, chaque Délégué est responsable et doit indemniser ainsi que maintenir Catalyst IT Canada, ainsi que toute autre partie impliquée dans l’organisation de l’événement et leurs affiliés, indemnisés contre toute réclamation, responsabilité, coût ou dommage causé ou contribué par le Délégué en lien avec la conférence.


Assurance

Seule une assurance de responsabilité civile générale est incluse dans les frais d’inscription. Il est conseillé aux Délégués de souscrire des assurances appropriées, incluant une assurance santé et une assurance voyage, avant tout déplacement.


Événements de force majeure (incluant les maladies liées à la COVID-19)

Nonobstant toute autre déclaration, si, en raison de circonstances échappant au contrôle des parties, incluant des restrictions imposées par les autorités gouvernementales, l’événement ne peut pas se dérouler comme prévu en format physique, vous acceptez que Catalyst IT Canada puisse modifier le déroulement de l’événement pour un format virtuel ou reporter l’événement physique à de nouvelles dates.

Si une telle situation survient, Catalyst IT Canada fournira une révision des avantages offerts ainsi qu’un ajustement des frais d’inscription, incluant un remboursement complet dans certains cas.


Annulation de l’événement

Catalyst IT Canada se réserve le droit d’annuler l’événement MoodleMoot Canada 2025, en tout ou en partie, à tout moment et à sa seule discrétion. En cas d’annulation, Catalyst IT Canada remboursera les frais d’inscription payés, moins les frais de réservation, directement au Délégué sur présentation d’une preuve d’achat. Ce remboursement constituera l’entière responsabilité de Catalyst IT Canada envers le Délégué en cas d’annulation.

En cas d’annulation, Catalyst IT Canada fera tous les efforts raisonnables pour informer les personnes ayant réservé leur participation à la conférence et/ou acheté des billets. Les détails concernant toute annulation seront affichés sur le site Web de Catalyst IT Canada. Les Délégués sont responsables de vérifier ces informations avant la conférence.

Pour toute clarification concernant un aspect de l’événement ou des présentes conditions générales, veuillez contacter: [email protected]